Pengertian Kas Kecil

Kas kecil atau (Bahasa inggris: petty cash) adalah uang tunai yang di sediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efisien bila dibayar dengan cek.

Pengelolaan kas kecil di serahkan kepada pemegang kas kecil yang bertanggung jawab terhadap dana yang diambil dari kas kecil. Pengelola kas kecil tidak berhak menerima pembayaran dari pihak luar. Jika dana kas kecil sudah menipis maka di isi  dari pemegang kas besar atau kas umum. Beberapa contoh penggunaan kas kecil misalnya; membayar pengiriman surat, membayar roti untuk pertemuan pagi perusahaan, membayar poto copy, membeli air dan gula untuk minuman karyawan kantor, dan sebagainya.

Kas kecil dibagi menjadi dua, yaitu kas kecil system dana tetap dan kas kecil system dana tidak tetap.

1. Sistem dana tetap (impress fund system)

Adalah besarnya dana kas kecil selalu tetap sebesar batas dana kas kecil yang telah ditentukan. Jadi bila jumlah kas kecil sudah berkurang karena melakukan pembayaran maka pada akhir periode pengelola kas kecil akan meminta pengisian kembali sejumlah uang yang sudah dikeluarkan sehingga uang dana kas kecil kembali seperti semula. Contoh: pimpinan perusahaan menetapkan kebijakan membentuk dana kas kecil untuk keperluan pengeluaran rutin sebesar Rp 5.000.000. Pada akhir bulan, dana tersebut telah digunakan Rp 4.000.000. Maka sisa pada akhir bulan (saldo) adalah Rp 1.000.000. Pada awal bulan berikutnya, dana yang diterima adalah Rp 4.000.000. Jadi pada awal bulan jumlah dana kas kecil yang ada adalah tetap sebesar Rp 5.000.000. Pada waktu meminta pengisian kembali pengelola dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar jumlah yang telah di keluarkan.

2. Sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)

Adalah sistem yang menetapkan nilai dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Artinya, saldo akun kas kecil ini tidak tetap atau berfluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil. Jadi nominal saldonya akan berubah tiap-tiap periode sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
Kondisi tersebut mungkin terjadi ketika perusahaan merasakan kas kecil yang sudah disisihkan ternyata tidak dapat memenuhi semua keperluan operasional kecil, sehingga perlu ditambah lagi nilaiya. Atau bisa juga perusahaan merasa dana kas kecil terlalu besar untuk operasional kecil perusahaan, sehingga perlu dikurangi jumlahnya.

Contoh,  ketika menetapkan kebijakan kas kecil pertama kali, perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 5.000.000 (saldo awal). Kemudian kas kecil tersebut digunakan untuk keperluan operasional perusahaan dan ternyata tidak mencukupi hingga akhir periode. Pada awal periode berikutnya, kas kecil diisi kembali dengan jumlah lebih besar misalnya Rp. 7.000.000. karena belanja yang dibutuhkan pada periode kemarin menghabiskan dana hamper tujuh juta rupiah.